Я работаю в архиве, моя должность архивист, образование высшее по специальности

Историк архивист

  Архивист  это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен  примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями  архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.

Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории — Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.

Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны. 

Личностные требования к должности архивариуса

Хорошим архивистом способен стать внимательный и ответственный человек, который даже при выполнении монотонной работы не теряет концентрацию. Также соискателю должности пригодятся усидчивость, терпеливость, спокойствие. Сотрудник должен стремиться к порядку, быстро вникать в различные структурные схемы.

Важными качествами являются пунктуальность и дисциплинированность, уважительное отношение к правилам, инструкциям. Обычно в архиве работает минимальное количество сотрудников, поэтому пост подходит людям, комфортно чувствующим себя в одиночестве. Но они не должны быть совсем нелюдимыми, ведь по работе им придется много общаться с представителями других отделов.

Главная задача архивариуса — это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот.

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
   • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
   • опыт работы с архивами от одного года.
5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
   • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
   • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
   • система сортировки документов по различным параметрам;
   • нормы приема документов в архив;
   • стандарты хранения документации в архиве;
   • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
   • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
   • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
   • правила проверки корректности документации;
   • сроки проведения основных работ с документами;
   • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
   • порядок списания и ликвидации документов;
   • нормы трудового распорядка и дисциплины.
6. Архивариус ориентируется на:
   • действующие законы;
   • профильные нормативы;
   • положения данной инструкции;
   • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов

1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях

1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Архивариус (архивист)

Описание профессии

Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словаре русского языка» Ушакова слово «архивариус» расшифровывается не иначе как «заведующий архивом».

Основная задача архивиста — собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учёт документов, использование их, публикаторская работа. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования.

Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, госдеятелей, военных и т.д.).

Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформулированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.

Задача архивиста — приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно-популярных и художественных фильмов.

Личные качества

Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности, склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации.

Сфера деятельности

Государственные и частные архивы, музеи.

Родственные профессии

Менеджер по работе с персоналом, паспортист, секретарь, курьер, историк, историк-архивист, документовед, библиотекарь.

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Что вы в теории будете знать

Перечень сведений, которыми «нагружают» студентов, существенен. Вы узнаете:

1. Как организовать архивные дела и вести архив в учреждении (принимать, регистрировать, вести учет и систематизировать).
2. Как составлять справочно-поисковые системы для документации.
3. Как создавать новые документы, их образцы, обрабатывать уже имеющиеся.
4. Как готовить документацию, предназначенную для архивного хранения.
5. Как обеспечить сохранность документов с учетом того, что они хранятся на самых разных носителях — от бумажных до современных.
6. Как выполнять экспертизу документации (ее научной либо практической ценности).
7. Как распознавать информацию, защищать от подделки либо искажения, выполнять консервацию и реставрацию документации.

В теории выпускники смогут даже руководить аутсорсинговыми компаниями, оказывающими услуги в сфере хранения архивных документов, их архивной обработки, разберутся в существующей нормативной базе (акты, правила документирования).

Где придется обучаться архивному делу на практике?

Обычно при обучении на такой специальности предусмотренные учебным планом виды практики (производственная, учебная) проводятся на госпредприятиях, в ведомственных архивах. Также практические навыки отрабатываются в учреждениях культуры, искусства, образования и здравоохранения. У них — наиболее обширные службы архивного хранения, солидный документооборот, как и в НИИ, библиотеках, самых крупных СМИ.

Куда подавать документы?

Всего обучение проводится в более чем 90 вузах по всей России. Почти десяток из них расположены в Москве. Среди них — Государственный университет управления, Московский финансово-юридический, РГГУ (гуманитарный), МГЛУ (лингвистический), МТУ (технологический), и даже Московский государственный университет путей сообщения. Есть вузы, ведущие обучение архивному делу, в Краснодаре, Уфе, Казани, Сургуте, Барнауле, Самаре и Саратове, Нижнем Новгороде, Мурманске, Екатеринбурге и Иркутске.

В среднем обучение длится 4 года (очно) либо от 5 лет (заочно).

Я работаю в архиве, моя должность архивист, образование высшее по специальности

Здравствуйте! Согласно

Утвержден

Постановлением Минтруда РФ

от 21 августа 1998 г. N 37

КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК

ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ

АРХИВАРИУС

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Существует должность архивариус, архивист это профессия. Вы можете обратиться с жалобой в прокуратуру (ст. 10 ФЗ О прокуратуре) на действия руководства.

Как правильно вернуть документы

После ознакомления, осуществления выписок и, возможно, копирования все файлы нужно вернуть обратно в хранилище. Выносить их за пределы архива частным лицам запрещается. Работник читального зала проверит, не повреждены ли документы, все ли страницы на месте. Обязательна такая проверка для:

• несброшюрованных файлов;
• уникальных документов;
• материальных ценностей.

В остальных случаях решение о ее необходимости принимает руководитель архива. Убедитесь, что после успешного прохождения проверки сотрудник поставил об этом отметку на листе-заверителе. В противном случае при последующей порче документа другим человеком виноватым окажетесь вы.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание!

Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание!

Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание!

Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Должностная инструкцияархивариуса

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Зарплата архивариуса

На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.

Россия
16000—40000 ₽

Москва
30000—130000 ₽

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Заключение

Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

К таким организациям можно отнести:

• финансовые учреждения;
• банки;
• главные офисы страховых отделений;
• производственные и промышленные предприятия;
• учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность архива заключается в следующем:

• обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
• осуществлять прием и оформление поступающих документов;
• принимать участие в создании перечня поступивших дел;
• проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
• производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
• вести постоянный учет принятых документов;
• подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
• обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
• выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Должностные обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.

Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.

Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

• пожар;
• землетрясение;
• химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

• по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
• специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

• общие положения;
• обязанности работника;
• его права;
• ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

• проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
• отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
• топографирование;
• подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
• прием документации на постоянное или временное хранение;
• выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
• контроль за соблюдением нормативов по хранению;
• оформительные работы;
• обеспыливание и прошивка;
• оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
• работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
• подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
• исполнение поступающих запросов;
• обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
• сверка текстов с оригиналами;
• описание печатей, подписей и других особенностей документов;
• участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

• правом подписи в рамках должностных обязанностей;
• может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
• получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
• информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
• право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
3. При нарушении действующего законодательства РФ.
4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).

Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

1. Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
2. Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
3. Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

В некоторых подобных учреждениях предпочитают делать копии самостоятельно с целью обеспечения нужного светового режима. Но за это, как правило, взимают плату.

История возникновения

В процессе археологических раскопок, проводившихся на территории древних Греции, Египта и Рима, исследователи находили образцы письменности, которые были собраны особым образом. В дошедших до наших дней летописях содержались четкие предписания о методах ведения ценных документов. Соответственно, можно заключить, что архивариусы существовали еще в эпоху глубокой древности.

Уже само наличие отдельных помещений, где хранились важные письмена, говорит о том, что культура социума того времени находилась на высоком уровне. Ведь архив нужен не только для хранения памяти об исторических событиях. Это база, имеющая научный и прикладной характер.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Согласно этому документу, государственным органам власти предписывалось учредить архивы и открыть должность госслужащего, который должен был «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». Это краткая характеристика, объясняющая, кто такой архивариус и чем он должен заниматься.

В первые годы после Октябрьской революции каждое госучреждение имело четко организованный документооборот. В обязательном порядке архивировались сведения о подвергшихся национализации усадьбах, монастырях, церквях. Сохранялись материалы о великих народных деятелях – ученых, художниках и композиторах. Уничтожать такие собрания документов строго запрещалось. Их сохранность контролировал архивариус.

С 2002 года календарь профессиональных праздников пополнился Днем архивиста. Отмечают его 10 марта.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

отличная память;
умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
умение обращать внимание на детали;
навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

• умение организовывать;
• аккуратность;
• упорство;
• умение контролировать себя;
• четкость;
• усидчивость;
• педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

• неаккуратность;
• узкий кругозор;
• неумение организовывать себя;
• невнимательность;
• импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:

• обязанности поддержания документов в сохранности;
• отслеживание применения документов;
• выдача по запросам документов, справок;
• формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
• прием документации на хранение на долгий срок;
• проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
• создание системы входящей информации;
• отправление сведений по делам в государственный архив;
• формирование описи документации, которая есть в архиве.