Все обязанности офис-менеджера: что нужно знать, если вы хотите работать по этой специальности

Образец резюме офис-менеджера и рекомендации по его написанию

Должность, о которой идет речь в статье, престижна, и многие соискатели нацелены на ее получение. Как выгодно представить свою кандидатуру для работодателя, чтобы он предпочел именно вас? Резюме – визитная карточка соискателя. От его грамотного составления во многом зависит успех

Прежде всего необходимо обратить внимание на общие принципы составления данного документа. Правильное резюме должно быть структурированным, четким, простым, варьироваться в зависимости от желаемой должности

Перейдем к демонстрации конкретного примера. Представляем вашему вниманию образец резюме на работу офис-менеджера.

Михайлова Мария Ивановна

Цель: соискание вакансии офис-менеджера.

Опыт работы: июль 2011 г. – май 2012 г. – офис-менеджер, . Направление: продажа детской одежды.

Полномочия:

1. Работа с документацией.
2. Ведение деловой переписки.
3. Выполнение поручений начальства.
4. Проведение собраний, сопровождение посетителей.
5. Организация функционирования компании.

Образование: 2005-2010 гг., …. государственный технологический университет им. …., специальность «Менеджмент», диплом специалиста.

Дополнительное образование: май 2010 г., тренинг «Управление» в бизнес-, г. ……

Профессиональные умения: владение ПК: MS Word, MS Excel, PowerPoint, Internet. Знание английского языка.

Личные качества: исполнительность, аккуратность, внимательность, трудолюбие, общительность.

Кто такие офис-менеджеры?

В современном мире не редко можно столкнуться с ситуацией, когда менеджера путают с секретарем.

Но нужно четко понимать особенности каждой специальности, которая имеет свои обязанности. К тому же, сама должность менеджера также имеет некоторые отличия в зависимости от того, какие задачи установлены перед специалистами.

Так существуют отдельные менеджеры по персоналу, офис-менеджеры и администраторы. Частично офис-менеджеры, как самый распространенный тип, могут брать на себя дополнительные функции, но только частично и временно.

Данный термин говорит о том, что перед нами специалист, деятельность которого связана с поддержанием работы отделов офиса.

Он координирует их функции, а также обеспечивает организацию различными расходными материалами, включая замену оборудования или обеспечение продуктами питания, если это предусмотрено в организации.

Специалист подчиняется только начальнику или генеральному директору. Лишь в некоторых случаях его непосредственным начальником является руководитель по персоналу.

Для того, чтобы правильно понять то, чем отличается менеджер от представителей смежных профессий, достаточно уделить внимание его непосредственным обязанностям. Именно офис-менеджеру предстоит курировать работу организации, а также обеспечивать взаимодействие между курьерами, сотрудниками, техническим персоналом и другими членами коллектива

Ключевым аспектом его деятельности остается обеспечение хозяйственных потребностей сотрудников. Если офис-менеджер выполняет свои задачи плохо, то это будет сразу замечено, ведь в отделах исчезнет бумага, скрепки, скоросшиватели и даже карандаши, восполнить запас которых будет невозможно.

Специалист обрабатывает первичные документы, поэтому должен хорошо разбираться в особенностях работы с помощью ПО 1С.

Чтобы эффективность работы офиса не снижалась, именно офис-менеджер занимается подготовкой накладных, а также занимается счет-фактурами. Ему же принадлежит проведение инвентаризации и обязанности по списанию материалов.

Делопроизводство в компании продолжает играть одну из ключевых ролей. Если подобные работы выполняются неправильно, то получить желаемый документ будет сложно, а в бухгалтерии накопится огромное количество бумаг, которые не имеют конкретной стандартизации.

Офис-менеджеру предстоит заниматься и финансовыми вопросами, связанными с работой офиса. В частности именно он должен заниматься подготовкой самых разных отчетов о расходах, а также хранить различные чеки на покупку оборудования или проведение работ на территории офиса.

Если в компании нет специального отдела, который бы занимался организационными вопросами, то подобные проблемы также ложатся на плечи специалисту. Именно он должен будет проводить корпоративы или дни рождения сотрудников. В то же время менеджер несет ответственность в случае, если в офисе появляется мусор.

Не редко специалисту доверяют проведение анализа. Он может анализировать работу сотрудников, так и деятельность поставщиков, но подобные обязанности являются дополнительными, поэтому действуют не в каждой компании.

Все эти задачи, которые стоят перед офис-менеджером, должны выполняться в полном объеме и исправно, так как в противном случае компания будет нести значительные убытки, а ее работа станет нерегулярной.

Фактически специалиста можно назвать хозяйкой офиса, совмещающей обязанности секретаря, а также личного помощника. Поэтому сегодня не редко можно столкнуться с тем, что менеджера приравнивают к административному директору офиса.

Так как работа остается ответственной, то к специалисту, который желает ее получить, предъявляют определенные требования. В первую очередь речь идет о том, что такой человек должен быть организованным, а также уметь влиять на окружающих, заставляя их выполнять поставленные задачи.

Он также должен быть коммуникабельным, умея распределять обязанности между сотрудниками компании.

Ему потребуется постоянно работать с ПК, поэтому знание прикладных программ будет обязательным моментом. Немаловажным моментом является наличие высшего образования по смежному направлению, либо завершение курсов.

Природные ресурсы

Свежий воздух, пение птичек, мурчание кошек и все приятности из этой серии – бесплатный релакс от матушки-природы. Такой контакт:

• успокаивает нервы;
• повышает активность мозга;
• избавляет от головной боли;
• поднимает настроение.

Медитировать под аудио с шумом моря, ветра и дождя – не считается. Вот аквариум с рыбками – другое дело. 

А на крыше офиса JetBrains летом появляются пуфики. Работники дышат свежим воздухом, любуются видом на Исаакиевский собор и вдохновленно возвращаются к делам.

Первое место по реализации идеи отдаем офису Selgascano Architecture в Мадриде. Здание расположено в лесу и частично погружено в землю – эффект уединения с природой реализован на 100%. Счастливые сотрудники без ограничений наслаждаются красивыми видами и лесным воздухом, что полезно для мозга и здоровья в целом.

Альтернативные идеи, которые уже внедрены в некоторых компаниях:

• домашних питомцев – с собой на работу;
• живой уголок с черепашками, кроликами, енотиками и ответственным за их уход человеком;
• корпоративные пикники на полянке, у речки, в парке, на даче;
• маленький огород в офисе (Googleplex тому пример).

В конце концов, поставьте в помещении хотя бы растения. Чем не частичка природы?

Где искать вакансии

Самым простым и очевидным вариантом для поиска вакансий по удаленным профессиям в интернете является, конечно же, наш Телеграм канал @Workoo. Далее идёт регистрация на сайтах, которые предлагают работу – Авито, Яндекс.Работа, НН и т.д. Также можно регулярно просматривать предложения на популярных биржах фриланса — work-zilla, Weblancer, FL.

Особенно активные соискатели могут разослать свои резюме и анкеты в различные компании, которые специализируются на деятельности в интернете. Например, переводчики, редакторы, корректоры, писатели и иллюстраторы имеют высокие шансы устроиться на работу в издательские дома, тогда как для преподавателей имеются широкие возможности попасть на неплохую должность на удаленке в одной из учебных заведений страны.

Кроме того, сегодня существует несколько десятков крупных и узконаправленных сервисов, на которых ежедневно размещаются десятки и даже сотни заказов по различным направлениям востребованных интернет профессий:

Многих начинающих удалёнщиков интересует вопрос, сколько можно заработать в интернете? Дать точный ответ на этот вопрос невозможно. Интернет-профессии также как и работа в реальной жизни, требуют полной отдачи и серьезной ежедневной занятости, в противном случае рассчитывать на хороший доход, по крайней мере, глупо.

Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

• подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
• контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
• своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
• заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
• контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
• ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
• согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
• рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
• вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
• контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
• организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

• он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
• вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
• работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
• оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
• координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
• в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
• письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
• консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
• ведёт базу клиентов предприятия;
• выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.

Тихий час

«Что за дичь – мы вам не детсад, а серьезная организация!» Между тем сиеста или обеденный сон активно практикуется в Японии, Китае, странах Южной Европы и Латинской Америке. Когда-то явление считалось нормой даже у нас, но в советские годы его признали «буржуазной пагубной привычкой».

Побочки недосыпа – усталость, головные боли, невнимательность, тремор – можно приравнять к похмелью (вспомните себя после бурного празднования). Это грустно с точки зрения рабочей продуктивности и вредно для здоровья. А вот «тихий час» для ваших тружеников – эликсир работоспособности:

• стимулирует творческий потенциал;
• улучшает концентрацию;
• поднимает настроение;
• снижает риск развития диабета и заболеваний сердца;
• избавляет от депрессии.

Тихий час – это выгодно. Он сберегает ваши миллионы, а иногда и миллиарды рублей, ведь отдохнувший сотрудник выполняет за рабочий день в три-четыре раза больше и лучше, чем вялый и сонный.

Мы – народ крепкий, готовый пахать с утра до вечера во благо общему делу. Или нет? Смотрим статистику: 

• 30% россиян недосыпают из-за сверхурочки;
• 25% продуктивности теряют сотрудники по причине недосыпа;
• 49% людей засыпало на рабочем месте;
• 56% наблюдали спящих коллег;
• 21% людей клонит в сон во второй половине рабочего дня;
• около 18 миллиардов рублей в год выплачивают страховые компании на лечение заболеваний, вызванных недосыпом.

Сотрудники Google и Apple давно практикуют дневную дремоту. Хотите, чтобы ваша команда не отставала по результатам? Дайте ребятам чуть-чуть поспать. И, желательно, не на рабочем столе.

Компания Avito оборудовала для сотрудников боксы с мягкими стенами, как в корабельных каютах – спальную зону «Avito Яхта». Ну а для тех, у кого морская болезнь, есть Avito Village. Здесь спальные места оформлены как полки в поезде.

Сбербанк, «Яндекс», «РусГидро» и другие крупные компании поставили в офисах специальные капсулы для сна. Они расслабляют мышцы и успокаивают нервы звуками прибоя, дыхания, стука сердца. Если уснул, система разбудит через 20 минут и напомнит, что капсул мало, а уставших коллег – много, пора и честь знать.

Китайцы с оборудованием не заморачиваются и спят где придется: на диванах, ковриках для йоги или прямо на рабочем столе. 

Если для вас вид спящих бездельников – чересчур, то введите более гибкий график работы. Когда человек – сова, распорядок с 8 до 17 вселяет в него уныние. 

Обязанности менеджера

Для работы с клиентами требуется обладать некоторыми профессиональными и личными характерными чертами, способствующими к привлечению клиентуры. Для достижения данной цели, данный специалист обязан владеть способностями выявления настроения клиентов, с предложением понравившегося ему товара. Поэтому, работодатели, принимая человека на такую должность, определяют его обязанности, заключаемые в следующем:

1. Анализ целевой аудитории и выяснение потребностей.
2. Разработка способов поиска клиентов и схем диалогов с ними.
3. Обеспечение поиска клиентов, используя разные способы.
4. Выявление деловой надёжности клиентуры и ее обеспеченности.
5. Осуществление переговоров с клиентами, выяснение их желаний и подготовка соглашений.
6. Изучение жалоб и предложений клиентуры.
7. Заключение контрактов от имени компании.
8. Поддержка контактов с клиентурой.
9. Предоставление индивидуальных предложений для VIP клиентов.
10. Работа с клиентской базой.
11. Анализ и учёт деятельности конкурентных компаний.

(Видео: “Как составить резюме и вести себя на собеседовании | Тренинг Сергей Филиппов”)

Каким должен быть офис

Необходимость офиса ставится под вопрос не первый год, и весенний карантин приблизил многих к ответу. Компании вынужденно перешли на дистанционный режим и на своем опыте поняли, как им работается удаленно. Многие команды в новых условиях, вне офиса, показали себя менее эффективно: возникали проблемы в коммуникации и концентрации.

Однако перед тем, как переходить к организации офиса, нужно разобраться с корпоративной культурой. Один из способов понять, какое рабочее пространство вам нужно, воспользоваться принципом «Шести П»:

1. Purpose: какова цель существования компании? Все начинается с видения или миссии.
2. Principles: какие ценности движут компанией каждый день?
3. Practices: какие шаги предпринимает компания для последовательного внедрения этих ценностей? Ценности не имеют большого значения, если они не воплощены в практике компании.
4. People: Что нужно людям?
5. Plot: Какова история компании? Любая организация имеет уникальную историю с сюжетом. И способность раскопать эту историю и превратить ее в повествование является ключевым элементом создания культуры.
6. Place: Что нужно сотрудникам и компании для достижения своей цели таким образом, чтобы воплотить их ценности и культуру в жизнь в физическом пространстве? Место формирует культуру организации.

Офис служит объединяющим звеном для всех игроков: руководства, сотрудников и клиентов — здесь проявляется корпоративная культура компании. Если в интерьере, освещении, зонах для отдыха невозможно проследить ваши ценности — это повод задуматься и поработать над офисом, превратив его в визитную карточку. Сейчас самое время, чтобы пересмотреть наполнение офиса, учитывая новые реалии.

Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.

Преимущества и недостатки профессии

Плюсы и минусы менеджмента не являются секретом для тех, кто трудится в этой области. Однако большинству читателей было бы интересно узнать о них поподробней. Главные плюсы профессии заключаются в ее востребованности и возможности построить успешную карьеру. К тому же если менеджер будет упорным и проявит несгибаемую волю, то сможет достаточно хорошо зарабатывать, что положительно отразится на его семье. Он сможет многое сделать для детей в денежном отношении.

Опишем также минусы:

• в самом начале карьеры зарплаты не отличаются величиной;
• постоянное напряжение сказывается на здоровье;
• иногда работа перестает быть творческой и необходимо плыть по течению, занимаясь рутиной.

Менеджер кто это такой? Это специалист, обладающий большим кругозором и стремящийся покорять вершины. Он внимателен, имеет хорошую память и аналитический склад ума. Эта профессия выглядит очень привлекательной для молодых людей, хотя не все смогут добиться в ней успеха.

Spread the love

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

• безупречная грамотность;
• умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
• приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Курсы Офис-менеджеров

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)

На этом курсе можно получить профессию управляющего недвижимостью за 3 месяца и 10 000 руб.: — Одна из самых доступных цен в России; — Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца; — Обучение в полностью дистанционном формате; — Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок! — Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Вузы

Московский гуманитарный университет, МосГУ

Маркетинг (Факультет экономики, управления и международных отношений)

Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС»

Менеджмент (Институт экономики и управления промышленными предприятиями)

Институт бизнеса и дизайна

Маркетинг (Факультет управления бизнесом)

Московский государственный университет пищевых производств

Менеджмент (Институт управления и агробизнеса)

Всероссийская академия внешней торговли Министерства экономического развития России

Менеджмент (Экономический факультет)

Как корпоративная культура влияет на офисное пространство

Основу корпоративной культуры закладывают собственники и основатели бизнеса. Со временем она усиливается и транслируется людьми, которые работают в компании. Дизайн офиса отражает дух компании, ее ценности и свойства

Поэтому при разработке офисного дизайна учитывать корпоративную культуру важно не меньше, чем эффективность и эргономичность пространства. И хотя рабочее место — это отдельная статья расходов, и многие пытаются уплотнить размещение сотрудников, все же экономить на материалах не стоит

Ведь рабочее пространство может стать ресурсом, который способен повысить производительность сотрудников и в целом удовлетворенность работой.

Соотношение личных, переговорных и общественных пространств, их функциональное назначение и дизайн — дополнительная возможность показать и поддержать культуру организации. Кроме того, офис транслирует преимущества бренда работодателя. Например, наличие массажного кабинета и капсул для сна — показатель заботы компании о сотрудниках и доказательство комфортных условий труда. При этом иногда детали могут все решить или наоборот — разрушить. Во многих IT-компаниях команды работают в тапочках, что может оттолкнуть сотрудника условного «Газпрома». А вот в SkyEng это нормальная практика

Поэтому при проектировании офиса важно учитывать, для какой компании он делается, какая у нее культура, стратегия, ценностное предложение для сотрудников, и уже от этого отталкиваться

Именно корпоративная культура определяет дизайн офиса, а не наоборот. Попытки скопировать известные офисы вроде Google могут закончиться плачевно. Не всем подходят игровые комнаты или яркие цвета, это должно быть подкреплено культурой компании. Иное возможно только в случае трансформации компании, когда вы осознанно, меняя среду, поддерживаете культурные изменения.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

• работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
• работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
• приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
• встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
• подготовка отчётов, прайс-листов;
• контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
• закупка канцтоваров;
• заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

• умение работать с документами и организовывать документооборот;
• владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
• умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость. Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

• доброжелательность и опрятный внешний вид;
• коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
• грамотная письменная и устная речь;
• внимательность, усидчивость;
• сообразительность;
• расторопность, многозадачность;
• неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Каким должен быть настоящий менеджер

Мы уже выяснили чем занимается менеджер, поэтому можем с легкостью ответить на вопрос, каким должно быть его главное качество. Хороший менеджер умеет управлять, потому что наделен превосходными организаторскими способностями. Этот специалист, чтобы снискать репутацию непревзойденного управленца, должен показать себя лидером.

Менеджеру должны быть присущи и такие качества, как:

• справедливость;
• ответственность;
• инициативность;
• самокритичность;
• терпеливость;
• уравновешенность;
• устойчивость к стрессам.

Безусловно, проявлять ежедневно перечисленные свойства невозможно, если нет амбициозности. Только плохой менеджер не желает подняться по карьерной лестнице. Но при этом, чтобы не нажить себе врагов, этому специалисту понадобится умение обходить острые углы, договариваться и с подчиненными, и с партнерами, и с руководством.

У некоторых, особо успешных менеджеров знания просто зашкаливают. Менеджер по долгу службы обязан прекрасно разбираться в вопросах конфликтологии, рекламы и права. Он должен знать все о вопросах, касающихся налогообложения, социальной психологии и на практике использовать методики ведения коммерческих переговоров.