Welcome book, welcome pack: встречаем новых сотрудников эффектно [+ шаблон welcome book]

Как проводить Welcome-тренинг для новых сотрудников

Welcome-тренинг – это вводный курс для новых сотрудников. В рамках адаптационной и вводной программы на начальном этапе рационально провести своеобразный тренинг, который не рассматривается в привычном понимании этого слова.

Скачайте документы по теме:

Если в программе примут участие представители руководства, новички воспримут это позитивно. В структурных подразделениях
при отсутствии возможности принять участие в вводном обучении первых лиц рационально подготовить видеообращение к участникам генерального директора или его заместителя. Узнайте, как комбинировать разные формы обучения и

Основную часть Welcome-traininga проводит сотрудник по работе с персоналом, подбору и адаптации под непосредственным руководством руководителя HR-службы. О выпуске продукции, предоставлении соответствующих услуг рассказывают маркетологи, технологи, другие специалисты, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе.

Блок, разъясняющий кадровую политику предприятия, проводят специалисты HR-отдела, ведущие специалисты других отделов или цехов. Чтобы завоевать большее доверие новичков, стоит рассказать историю развития предприятия, истоки традиций, которые стали неизменными.

Рассказ о социальной политике доверяют председателю профсоюзной организации. Мотивация новых сотрудников закладывается на первоначальном этапе, затем происходит приобщение к традициям, корпоративной культуре и поведению.

сведения о компании. В этом блоке новичков знакомят с прошлым, настоящим и будущим предприятия. Сотрудников необходимо ознакомить с историей создания, миссией, стратегическими приоритетами и целями на соответствующий период. Рационально рассказать о структуре и ключевых фигурах, об основных клиентах, партнерах, об освещение основной деятельности в средствах массовой информации, о сложившихся корпоративных мифах и об истории успеха. Не стоит использовать презентации. Расставить акценты в рассказе поможет последовательное повествование;

следующий блок рационально посвятить рассказу о выпускаемой продукции или оказываемых услугах. В общую информацию включают сведения о соответствующем сегменте рынка, позициях на рынке и конкурентах. Если сотрудникам, которые только что трудоустроились
, в дальнейшем придется работать с постоянными и новыми клиентами, к разработке этого блока не стоит относиться формально

Важно изначально определить объем подаваемой информации и глубину подачи такого материала;

о корпоративной культуре и традициях рассказывают подробно. Новичкам разъясняют принципы, нормы, основные положения, принятые Корпоративным кодексом. Подробно разъясняют стандарты в сфере дресс-кода и делового этикета, рассказывают о проводимых мероприятиях, поздравлениях, правилах делового этикета и сложившихся негласных традициях;

в блоке о корпоративной политике в сфере управления персоналом доносят информацию о том, какие возможности предоставляются сотрудникам в сфере профессионального роста, развития карьеры, системного вознаграждения, рассказывают об условиях работы. Рационально провести экскурсию по отделам, цехам или структурным подразделениям, филиалам, дать возможность новичкам пообщаться с теми, кто на протяжении многих лет работает в организации и может на своем примере показать развитие карьеры. Если организовать экскурсию затруднительно, готовят слайды, где показан полный цикл производственного процесса;

на заключительном этапе демонстрируют полнометражный фильм о становлении организации
, выпуске продукции, изменениях технологического процесса, модернизации производства. Это может быть просто подборка историй в повествовательном стиле. Подготовку такого фильма рационально доверить профессиональным специалистам.

Периодичность и продолжительность Welcome-traininga

Продолжительность Welcome-тренинга зависит от объема подготовленной информации и от размера компании. Программа может длиться несколько часов или дней. Адаптационный курс под названием «Добро пожаловать в компанию!» может занять до пяти рабочих дней. Необходимо учитывать, что один курс адаптационной программы не может занимать более, чем несколько часов в день. Полезная статья: Ставить перед сотрудниками
. Это развивает лучше, чем тренинг

Планируют занятия на определенные дни недели. Все остальное время новички адаптируются на рабочем месте. В это время рационально к ним прикрепить наставника и бадди, которые будут поддерживать новых специалистов в самом начале работы, и вводить в курс повседневной жизни.

33.

«НЕТ» ВОПРОСАМ БЕЗ ОТВЕТОВ!Если Ты не можешь найти в путеводителе ответ на интересующий Тебя вопрос, рекомендуем выполнитьследующие действия:1. Воспользуйся разделом «Полезная информация», где размещены контакты представителей различныхдепартаментов и служб Компании. Обратись к представителю той службы, которая имеетнепосредственное отношение к Твоему вопросу.

2. Если Ты не знаешь, в какую службу или департамент Компании адресоватьинтересующий Тебя вопрос, обратись к Своим ближайшим коллегам илинаставнику с просьбой помочь.

Руководитель онлайн-обучения в компании MW-LIGHT Лана Виноградова рассказала, как «оцифровать» очный welcome-тренинг и выпустить на его основе электронный курс. Он поможет ускорить адаптацию новичков, разгрузить бизнес-тренеров и сократить затраты на обучение.

Лана Виноградова,руководитель eLearning-проекта компании MW-LIGHT

Welcome-тренинг — это презентация о компании: ее истории, миссии, корпоративной культуре. Он помогает новичку быстрее влиться в коллектив, освоить «правила игры» и стать надежным бойцом команды.

По сути, это обряд посвящения. Цель тренинга — зачислить новичка в штат и познакомить с местом, в котором он будет работать.

Пять лет назад российские компании проводили welcome-тренинг по одному из двух сценариев:

Теперь welcome-курс чаще проводят очно на тренинге: кадровик или специалист отдела обучения заряжают новобранца корпоративным духом, проводит экскурсию по офису. Но такой сценарий подходит компаниям до 100 человек.

Если у вас сеть филиалов, несколько тысяч сотрудников и непрерывный набор стажёров, приходится содержать большой отдел кадров. Это дорого.

Мы в компании перевели очный welcome-тренинг в электронный курс для удаленных сотрудников:

Электронный курс помог нам вдвое ускорить адаптацию новобранцев, разгрузить отдел обучения и снизить затраты на обучение в 20 раз. Если раньше на развитие сотрудника мы тратили, в среднем, 3 000 рублей, то теперь всего 160.

Теперь за «посвящение» новых сотрудников отвечает один человек, не смотря на международный размах компании: мы работаем в России, СНГ и странах Восточной Европы.

Чтобы создать такой материал, не обязательно быть программистом или графическим дизайнером, достаточно знать PowerPoint. Сперва я собрала презентацию, а после сконвертировала ее в курс через iSpring Suite. Если хотите создать такой же курс, расскажу как.

Как правильно организовать первый рабочий день новичка?

Знакомство с офисом

HR-менеджер проводит для нового сотрудника экскурсию по офису с подробным описанием всех локаций. Полезно сразу узнать, где сидит смежный отдел, в каком помещении можно назначить собрание или куда отправиться за порцией кофеина.

Например, в офисе студии есть даже спортзал с различными тренажерами, грушей и настольным теннисом, чтобы немного перезагрузиться после или даже во время напряженного рабочего дня.

Знакомство с рабочим местом

Здесь все предельно понятно: HR-менеджер показывает, где человек будет сидеть, выдает технику, рассказывает о корпоративных системах и общих регламентах. Кроме того, для каждого нового сотрудника заранее готовится welcome-pack. В него входят брендированные ручка, блокнот и ланьярд для пропуска в офис. Эти приятные мелочи довольно сильно влияют на уровень принадлежности человека к компании и служат подтверждением того, что он стал частью команды.

Знакомство с коллегами

HR-менеджер представляет нового сотрудника руководителю и наставнику, презентует роли и круг вопросов, по которым можно обращаться.

Подробнее остановимся на роли наставника. Это человек, который:

• показывает, где найти необходимую информацию по тому или иному вопросу;
• презентует задачи на стажировку и испытательный срок;
• делится знаниями;
• передает новичку свой профессиональный опыт.

У нас наставником обычно выбирается специалист с грейдом Middle. При этом им может стать и Junior. В этом случае ему полагается дополнительная материальная мотивация за успешное наставничество.

Мы обратили внимание, что на собеседовании кандидаты часто спрашивают, сможет ли кто-то в первые дни помочь разобраться с возникающими вопросами. Практика показывает, что система наставничества снижает уровень стресса новичка в первые дни работы

Знакомство с задачами

Важно понимать, что первый месяц работы — ознакомительный. Главная его цель заключается в том, чтобы ввести сотрудника в курс основных бизнес-процессов, относящихся к его должности и к компании в целом

В течение этого срока руководитель оценивает способность новичка к обучению, его коммуникабельность, первые достигнутые результаты и общую заинтересованность в работе.

Для удобства список задач на месяц вносится в план стажировки. В нашем случае он включает в себя:

• общую информацию о компании: миссию, ценности, принципы, цели и задачи;
• регламенты;
• организационную структуру;
• редакционную политику;
• регламенты по должности;
• знакомство с корпоративными инструментами и системами для работы;
• знакомство с прошлыми и текущими проектами;
• изучение всех необходимых материалов по должности.

В конце первого месяца проходит встреча, где сотрудник и его руководитель обсуждают, насколько комфортно было работать и какой прогресс был достигнут. Ее итог — постановка конкретных бизнес-целей на оставшиеся два месяца испытательного срока. Например, клиентские проекты под кураторством наставника.

Если цели достигнуты и дедлайны соблюдены, можно говорить об успешном прохождении испытательного срока.

Welcome-тренинг для новичков

Еще один из инструментов адаптации персонала — проведение welcome-тренинга. Это вводный мини-курс для новичков. Речь идет не об отработке каких-то навыков, а именно о получении информации.

Мы, например, проводим этот тренинг по следующей программе:

• миссия, ценности и принципы компании;
• организационная структура;
• возможности карьерного и профессионального роста;
• основные правила и регламенты;
• истории успеха коллег-тимлидов;
• амбассадорство;
• редакционная политика.

Формат:

раз в месяц очно с подключением удаленных сотрудников — смешанный формат; очень важно, чтобы удаленные сотрудники присутствовали на нем, знакомились с командой в офисе и с другими коллегами на удаленке; максимальная продолжительность — 5 часов с перерывами. Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения

Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения.

Что компания получает от проведения welcome-тренингов — замотивированных лояльных сотрудников и свежий взгляд на рабочие процессы. Как показывает практика, проведение подобных мероприятий сводит возможную текучку кадров в первые полгода трудоустройства до минимума.

Прием №1 – обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение
, цель которого – дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов
, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель – помочь при социальной адаптации.

Что такое приветственное письмо и зачем оно нужно?

Приветственное или welcome-письмо – самое первое письмо, которое приходит в течение пары минут после подписки на рассылку. Помимо вежливости, у welcome-писем есть целый ряд задач.

— Рассказать об услугах/товарах вашей компании

Вкратце опишите преимущества вашей компанией с упором на выгоду для клиентов, то есть поясните, как вы поможете решить ту или иную проблему ваших подписчиков.

— Ответить на самые популярные вопросы

Первое письмо может сыграть роль раздела FAQ. Узнайте у менеджеров по продажам, какие вопросы чаще всего задают ваши потенциальные клиенты. Обычно это касается доставки, способов оплаты, гарантий и возможных бонусов. Всю самую важную информацию подайте в welcome-письме в формате «вопрос-ответ».

— Осветить все самое главное

Приветственное письмо может стать своеобразным проводником. Дайте ссылки на самые популярные разделы, которые могут быть интересны вашим подписчикам, например, «Блог», «Каталог» и «Контакты».

— Задать тон рассылки, познакомиться поближе

Если обычно ваши письма близки к агутинскому «хоп-хэй-лалалей», не стоит притворяться сухарями и строчить официальщину. И, наоборот, если общий тон вашей рассылки деловой, то в приветственном письме шутки-прибаутки будут лишними.

Систематизируйте процессы

Когда количество новых сотрудников в месяц не превышало 50 человек, у нас была возможность проводить с ними почти индивидуальное обучение: собирать группами и рассказывать о том, как устроена компания и рабочие процессы внутри. Сейчас у нас от 300 новичков в месяц, которые находятся в разных городах.

Для нас очень важно сохранять то, что мы дотрагиваемся до каждого. Без выстроенной системы адаптации это невозможно было бы сделать

Она  универсальна: ее проходят как менеджеры розничной сети, так и топ-менеджеры.

Первое, что получает от нас новый человек в команде, — приветственное письмо на корпоративную электронную почту, в котором сотрудник может ознакомиться с  регламентами, важными ссылками и корпоративными справочниками. Далее в течение двух недель он проходит очный или дистанционный welcome-тренинг в формате квеста. После этого еще две недели новичок изучает на портале видеоматериалы о нас и проходит тестирования.

В первые дни работы нового сотрудника знакомят с наставником и выдают лист с целями, которые нужно достичь для прохождения испытательного срока. Сотрудники офиса вместе с наставником проходят погружение в различные подразделения, а менеджеры отдела продаж — еще и обучение по продукту и продажам с последующими аттестациями. 

Благодаря нововведениям нам удалось повысить количество успешно адаптировавшихся сотрудников в пять раз. В процессе разработки системы адаптации участвовала команда из пяти специалистов.

Разработка и проведение Велком-тренинга для новых сотрудников

Велком-тренинг для новых сотрудников разрабатывается при участии менеджеров, директора по работе с персоналом, руководителями цехов, отделов, структурных подразделений.

Если разработка и проведение ознакомления прошла успешно, сотрудники быстро вливаются в коллектив, период адаптации проходит значительно быстрее. При отсутствии положительных результатов всю программу тренинга рационально пересмотреть и подкорректировать с учетом выявленных недочетов.

Велком-тренинг: пример

Директор по персоналу крупной строительной организации на проведение Welcome-тренинга приглашает основателей компании. Соучредители рассказывают, как появилась организация, какая идея была основополагающей при ее создании. Собственник бизнеса в повествовательной форме и на примерах проводит Велком-тренинг для новых сотрудников. Из первых уст легко запомнить, как зарождались традиции, культура, какова история создания и развития самой компании. Новички в дальнейшем следуют ценностям и вспоминают, какие события способствовали и предшествовали зарождению традиций. Полезная статья: Тренер ответит рублем? Как поставить

Возможно, вам будет интересно узнать:

В процессе адаптации нового сотрудника помимо таких объективных факторов, как новая корпоративная культура
, условия работы, мотивация
, регламенты новой организации, существуют и субъективные. Это психологические аспекты взаимодействия с новым коллективом, взаимоотношения нового человека со «старожилами». Не всегда этот процесс проходит гладко.

Настороженность сложившегося коллектива к новому человеку присутствует в большинстве случаев и ее можно даже назвать стандартной реакцией на нового человека. И роль HR
-а
в налаживании эффективного взаимодействия новых и уже работающих сотрудников, создание положительно фона в коллективе выходит на первый план.

Вхождение новичка в должность сопряжено как с профессиональными, так и с психологическими сложностями.

• Новый сотрудник не знает бизнес-процессов в компании.
• Ему требуется время, чтобы изучить их и применять на требуемом уровне.
• В момент освоения он работает менее эффективно и ему сложнее выполнять свою работу, она требует больше времени.
• Незнание принятых моделей поведения в подразделении, традиций взаимодействия между сотрудниками.

В зависимости от гибкости и коммуникабельности, принятие в коллектив может быть довольно быстрым или очень медленным. Но процесс «притирки» все равно будет иметь место. С точки зрения взаимоотношений с руководством, новичок не в полной мере может знать об ожиданиях начальника, требованиях к качеству выполнения работ, профессиональном уровне. Все это вместе формирует в той или иной степени стрессовую ситуацию для сложившегося коллектива и для нового человека, что может быть причиной напряженности всех сторон.

Существуют и положительные моменты – ситуаций, когда новый человек предоставлен сам себе, становится все меньше. Руководство компаний и менеджеры по работе с персоналом понимают, что успешность адаптации нового сотрудника в компании напрямую влияет на показатель текучести кадров, сохранность кадрового резерва и минимизацию усилий по поиску новых сотрудников взамен не подошедших или ушедших после испытательного срока. Все это входит в понятие «адаптация сотрудника в компании», которая имеет очень большое значение для формирования успешной команды
.

Система адаптации предлагает множество инструментов для того, чтобы вхождение нового сотрудника в сложившийся коллектив, в должность, проходило максимально эффективно, гладко и быстро. Лучшие методы – те, которые предполагают выстраивание системы эффективного взаимодействия новых и старых сотрудников с самого начала. Главная роль в создании такой системы возлагается на HR-службу.

Прием №3 – опросы

Регулярные специальные опросы в период испытательного срока, которые могут проводиться как в анонимной форме, так и в открытой, помогают определить уровень удовлетворенности нового сотрудника, выявить его ожидания, проблемы и дать ему обратную связь.

Опрос позволяет понять удовлетворенность множеством факторов на новом рабочем месте:

• самим рабочим местом,
• характером задач,
• уровнем ответственности,
• системой мотивации
  ,
• системой управления,
• корпоративной культурой,
• определить ожидания в отношении карьеры, обязанностей или функционала.

Опрос позволяет выявить области, которые могут быть самим сотрудником не осознаваемы

Роль HR в этом случае – объяснить новичку непонятные моменты, дать ответы на вопросы, подсказать, как лучше действовать в той или иной ситуации, и обратить внимание на возможности, которые предлагает ему компания

Какие блоки и информацию использовать?

Вернемся к примеру выше. Итак, вы живете в Московской области и хотите обзавестись собственным домом.

Что вас интересует больше: причины, по которым люди стремятся переехать за город или непосредственно красивый и экологичный коттедж с гарантией 10 лет?

Вы уже ищете компанию, которая возведет жилье. Согласитесь, текст от Капитана Очевидность про одни из самых востребованных видов коттеджей, старания строителей создать комфортные условия проживания и еще пару абзацев подобной информации читать никто не будет

Для информационной статьи такие сведения может еще и подойдут, при условии, что все клише и шаблоны будут заменены на что-то действительно важное, а вот для «фасада» сайта – точно нет

И совсем другое дело, если вы сразу увидите, где именно работает компания, какую гарантию на дом дает, из какого бруса коттедж возводит, почему такой материал круче представленных на рынке аналогов и когда вообще строители к работам приступить могут.

К сожалению, в сознании многих людей текст – это только полотно информации и никак иначе. И представленный во втором примере сайт вызовет массу негодования – что, мол, это какая-то ерунда, нарезка предложений, симпатичный дизайн и все. Так вот, это текст =) И как раз тот, который работать будет – продуманный, структурированный, с понятными и полезными для клиента сведениями.

Именно отдельные смысловые блоки помогут разложить все по полочкам в сознании клиента. Выдавать информацию нужно дозировано, в небольших объемах и удобном для восприятия виде.

Писать текст на главную страницу нужно только исходя из специфики и целей вашего бизнеса, а также потребностей и поведения аудитории. В противном случае на главной будет красоваться проходной шаблон, который пользы не принесет.

Максимально полный список блоков при написании текста на главную страницу выглядит так:

• заголовки;
• теглайн в шапке;
• УТП и текст в первом экране;
• описание товара \услуги;
• цены и их обоснование;
• преимущества с упором на выгоды клиента;
• гарантии;

• сертификаты\документы;
• наглядные и подробные кейсы;
• схема работы;
• акции\скидки\спецпредложения;
• информация о сотрудниках компании;
• отзывы;
• дополнительная важная и полезная информация;
• слайдеры;
• призыв к действию.

При этом ни в коем случае не нужно задействовать абсолютно все из этого списка. Выбирать следует с умом и использовать 5-6 наиболее актуальных блоков. Понятно желание рассказать все, сразу и побольше, но перегружать страницу информацией не стоит, надо сосредоточиться на основном.

Какие знания нужно дать новичку

Учебник по продукту – ключевой источник, из которого новый сотрудник может узнать всю необходимую для него информацию, в том числе: 

1. Целевую аудиторию. Новичок должен изначально понимать, кто является потребителями вашего продукта, в каких точках контакта их искать, как правильно нужно их квалифицировать и отделять незаинтересованных людей у самого входа в воронку продаж. 
2. Инструменты продаж. Своеобразный гайд по эффективным техникам и методам продаж поможет новому сотруднику подготовиться к продуктивной работе. Сюда же относятся сведения об основных возражениях именно ваших клиентов, их проработке. 
3. Сравнительный анализ продукта. Новый сотрудник должен хорошо понимать не только преимущества и особенности товара либо услуги отдельно, но и знать, чем он выгодно отличается от предложений конкурентов. В дальнейшем это сильно поможет в продажах.
4. Успешные кейсы и отзывы клиентов. Дайте новичку возможность прочитать примеры использования продукта (так называемые кейсы), почитать отзывы довольных и недовольных клиентов, ознакомиться с их достижениями, завязанными на продукте. 

Среди других важных источников информации для эффективной и быстрой адаптации – записи телефонных звонков опытных менеджеров, индивидуальный лист развития. Большую помощь окажет dashboard – доска с результатами работы всех сотрудников в отделе. Это не только источник информации о деятельности отдела продаж, но и мощный инструмент мотивации менеджеров. 

Проводите полномасштабную адаптацию не только для начинающих специалистов, но и для опытных сотрудников, которые в продажах не один год. Новый коллектив, новые задачи – все это создает дополнительный стресс, мешающий работать и сковывающий возможности профессионала. Придется потратить некоторое время, но в итоге вложения полностью окупятся.

Шаг 1. Определите цели и задачи

Это поможет не потерять фокус и заложить в тренинг информацию, реально полезную для сотрудников.

Цели в голове и цели на бумаге — разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому первым делом запишите цель. Создавая курс, я взяла на прицел три «мишени»:

1. Адаптировать

Нужно свести на нет стеснение и неловкость, которые возникают у новичка. Он должен почувствовать себя частью большой семьи.

Как добиться: самое большое недоумение во время адаптации в новой компании обычно вызывают незаметные мелочи: где припарковаться? кто настроит корпоративную почту? как сварить кофе? Для этого можно создать в курсе интерактивный справочник, отвечающий на самые частые вопросы сотрудников от банального «Где поесть» до «В чем прийти на работу».

2. Передать знания

Важно объяснить сотруднику правила игры, рассказать о традициях компании, миссии и ключевых фигурах. Как добиться: к примеру, чтобы новичок узнавал проходящих по коридору людей, можно создать в курсе «Галерею славы»

В ней: фотографии и короткий рассказ о лучших бойцах команды

Как добиться: к примеру, чтобы новичок узнавал проходящих по коридору людей, можно создать в курсе «Галерею славы». В ней: фотографии и короткий рассказ о лучших бойцах команды.

3. Мотивировать

Цель — «влюбить» новичка в компанию.

Как добиться: здесь важно рассказать не столько о победах MW-LIGHT, сколько о возможностях нового сотрудника: что сделать, чтобы достичь большего и вырасти в рамках компании. Большой плюс, если вы сможете привести пару вдохновляющих примеров, когда сотрудники MW-LIGHT из рядовых продавцов становились руководителями отделов, побеждали в отраслевых конкурсах, реализовывали крупные проекты