Должностные обязанности секретаря

Где получить образование?

Для работы по специальности референт или делопроизводитель необходимо получить среднее профессиональное образование или пройти соответствующую переподготовку с выдачей подтверждающего диплома. Секретарь-администратор может ограничиться профильными курсами. Однако, и ему желательно иметь среднее профессиональное образование. Это откроет возможности для построения карьеры и повысит конкурентоспособность на рынке труда.

Получить профессию секретаря можно в АНПОО «НСПК». Колледж работает по официальной лицензии, предлагает дистанционные* программы среднего профессионального образования. Обучение можно совмещать с работой, учебой по другим специальностям.

Выпускники получают сразу два государственных диплома — о среднем профессиональном образовании и профессиональной переподготовке. Для ряда специальностей также предусмотрена выдача свидетельства о профобучении. Это расширяет возможности для трудоустройства, дает преимущество при рассмотрении соискателей на должность. Другие плюсы обучения в АНПОО «НСПК»:

• фундаментальная подготовка по нормам российского и международного обучения;
• простой старт — нет вступительных экзаменов, для поступления необязательно сдавать ЕГЭ;
• автоматический перезачет пройденных ранее дисциплин.

Чтобы больше узнать о специальностях и действующих акциях, свяжитесь с сотрудниками приемной комиссии АНПОО «НСПК».

* Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.

• Высокообразованный.

• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Должностная инструкция

Иногда случается ситуация, когда фирма или предприятие неправильно представляет себе обязанности посредника. Компания назначает пресс-секретарям работу, которая не является их специальностью, например, организация мероприятий или решение вопросов с маркетингом. Посредник между СМИ и руководителем выполняет функцию создания позитивной репутации работодателя, а также занимается налаживанием общения с общественностью.

Чтобы легче было разобраться в функциях работы профессионала, разобьем их на три основные категории:

• охрана руководителя от негативных высказываний, исправление стереотипов о предприятии, а также коррекция ошибочных действий и последующих негативных событий, созданных работодателем;
• создание благоприятных условий для общения с народом вокруг предприятия, исполнение роли посредника в треугольнике из руководителя, корреспондентов и общества;
• создание значимой для социума позиции предприятия, а также общей линии поведения компании, которая будет в доступе у СМИ.

Права

В договоре о приеме на должность пресс-секретаря прописаны следующие пункты:

• по поручению директора работник уполномочен принимать участие в различных мероприятиях, совещаниях и коллегиях, связанных с предприятием;
• в целях поддержания или улучшения имиджа компании сотрудник имеет право предлагать способы улучшения производительности подразделений или фирмы в целом;
• пресс-секретарь имеет право на получение подробной информации и документов от всех должностных лиц компании;
• специалист уполномочен выступать перед любыми средствами массовой информации в роли представителя фирмы.

Ответственность

Должность пресс-секретаря очень непростая, часто приходится работать с конфиденциальной информацией. В связи с этим на плечи специалиста ложится большая ответственность – как за собственные действия, так и за поступки компании в целом. Пресс-секретарь должен понести наказание в том случае, если выполнял свою работу недобросовестно, реагировал некорректно или игнорировал важные события.

Знания и навыки

Самый востребованный навык для успешной работы пресс-секретарем – это коммуникабельность. Только легкий в общении человек сможет постоянно контактировать с большим количеством людей, сумеет красиво ответить на любой вопрос и подготовит качественный, подходящий для выступления текст. Кроме ораторского мастерства, посредник должен обладать еще несколькими качествами: пунктуальностью, инициативностью и высоким уровнем ответственности.

Хорошими специалистами в посредничестве становятся те люди, которые окончили вузы по профессиям, связанным с обществознанием, журналистикой, рекламой и политикой. Практика показывает, что в данной сфере деятельности большего успеха добиваются те профессионалы, которые получили два высших образования по разным специальностям. Более того, для перспективы в карьере пресс-секретари часто повышают свою квалификацию, посещая специальные курсы.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
3. Принимать и вести учет телефонограмм.
4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

• весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
• устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
• нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
• правила пользования средствами оргтехники и связи;
• правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
• правила организации труда на рабочем месте;
• нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Секретарь занимается приемной работой

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Вести календарь и план встреч

Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.

Секретарь хранит и упорядочивает файлы

Одна из важных функций секретаря — систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.

Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.

Ручки корреспонденции и памятки

Переписка, которая включает в себя телефонные звонки и электронные письма, которые приходят и выходят из организации, получает и подтверждает секретарь. они получают электронные письма перед отправкой в ​​адресный отдел или офис.

Обязанности секретаря-референта

Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?

• Ведение делопроизводства: на плечи женщин ложится нелегкая задача скрупулезно проверять все бумаги и содержать их в порядке. Помощь может понадобиться всем сотрудникам компании, и, как правило, в больших фирмах на должность секретаря-референта набирают несколько человек.
• Организация совещаний, поездок, встреч: секретарь всегда должен быть в курсе всех новостей и держать руку на пульсе. Он не только обычно согласовывает рабочий график руководства, но и занимается подготовкой командировок и деловых встреч.
• Прием телефонных звонков: в систему непосредственных обязанностей сотрудника входит общение с клиентами, партнерами и другими людьми.
• Прием посетителей: представительный внешний вид очень важен для данной профессии, поскольку зачастую первый человек, которого видят в компании, это секретарь.
• Заказ канцтоваров и другое жизнеобеспечение офиса.
• Выполнение просьб руководства. В некоторых компаниях именно эта статья занимает большую часть рабочего времени. Поэтому, устраиваясь на работу, нужно сразу четко обговорить с будущим начальником рамки ваших обязанностей.

Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет. Какими качествами должен обладать секретарь для того, чтобы его взяли на работу?

Особенности

Профессия «секретарь» своими корнями восходит ко временам Древнего Рима. «Секретарями» являлись доверенные лица императоров – мужчины, имевшие большое политическое влияние. Свое новое начало эта профессия получила в годы Первой мировой войны, но уже подразумевала под собой выполнение совсем других обязанностей. До нашего времени дошли лишь отголоски первоначального значения «секретаря» в виде таких должностей, как генеральный секретарь и государственный секретарь.

В наши дни профессия секретарь-референт требует выполнения работы, связанной с документами, организацией делопроизводства, управлением оргтехникой и другими функциями. Важными навыками для секретаря-референта считаются коммуникабельность и внимательность. Приставка «референт» означает, что сотрудник будет общаться с начальством по поводу различных рабочих дел. Очевидно, что конкурентность среди желающих занять эту должность высокая, особенно в больших фирмах или компаниях. Специфика навыков, которыми должен обладать секретарь, иногда может зависеть от области деятельности фирмы. Проще говоря, в фирме, занимающейся сбытом техники, секретарю нужно будет знать тонкости ведения бизнес-переговоров. Однако это вовсе не обязательно, для каждой компании все индивидуально.

Крупные рекрутинговые компании утверждают, что эта должность, наряду с должностью водителя и другими подобными вакансиями, предполагает большое количество переработок во внерабочее время. Люди, находящиеся на данных позициях, вынуждены подстраиваться под график начальства и быть готовы работать чуть ли не 24/7. Сейчас популярность набирают «виртуальные секретари», которые выполняют большую часть обязанностей обычного секретаря для тех фирм, которые не имеют возможности снимать офис или же попросту этого не делают этого из-за экономии средств

Отдельно нужно отметить важность внешнего вида секретаря. Секретарь должен одеваться в деловом стиле, избегать яркого, эпатажного и неуместного макияжа, причесок

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

1. Общие положения

1. Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
2. Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
3. Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
   • высшее образование;
   • опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
   • знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
   • владение навыками стенографии;
   • знание английского языка не ниже уровня Advanced.
4. Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
5. Секретарь руководителя обязан знать:
   • действующие в организации правила делопроизводства;
   • правила проведения деловых встреч и переговоров;
   • нормы встреч с зарубежными партнёрами;
   • правила делового этикета;
   • соответствующее программное обеспечение;
   • английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
   • руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
   • основы стенографии;
   • нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
   • правила использования офисного оборудования;
   • востребованные офисные программы;
   • принципы соблюдения действующих норм безопасности;
   • правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
6. Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:

• актуальными нормами и законами;
• документами организации;
• разделами данной инструкции.

2. Функции

На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:

1. Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
2. Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
3. Организация значимых звонков для руководителя.
4. Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
5. Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
6. Ведение списка посетителей и организация их приема.
7. Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
8. Ведение соответствующей должностной документации.
9. Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
10. Выполнение деловых распоряжений руководителя.
11. Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
12. Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
13. Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
14. Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.

3. Ответственность

Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
2. За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
3. За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.

4. Права

Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:

1. Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
2. Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
3. Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
4. Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
5. Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
6. Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
7. Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.

Профессиональные и личные качества

Профессия требует от специалиста развитых качеств в области межличностной коммуникации и культуры общения. Это вежливость, доброжелательность в разговоре, дипломатичность, тактичность и умение урегулировать конфликты в разных областях.

Секретарь должен также быть аккуратным до педантичности, внимательным к деталям, исполнительным и ответственным. Важные умения — эффективное планирование своего времени, организация рабочего места. Среди обязательных личных качеств — ответственное отношение к корпоративной тайне, конфиденциальности информации и хорошая память.

Необходимые для позиции профессиональные знания и навыки:

• понимание принципов делопроизводства и организации корпоративного документооборота;
• владение офисным программным обеспечением (MS Office и аналоги);
• ПО для коммуникации — e-mail, мессенджеры, системы управления проектами, приложения для видеоконференций и т.д.;
• знание правил деловой переписки и принципов корпоративной этики — общих и используемых в организации;
• умение работать с различной оргтехникой;
• тайм-менеджмент и техники планирования.

Отличие секретаря от личного помощника

Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной

Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника. На самом деле разницы действительно практически нет

Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:

• умение составить план рабочего дня руководителя;
• расставление приоритетов при планировании;
• назначение деловых встреч, переговоров;
• организация командировок;
• иные обязанности.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время. Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе. Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.

Функции

Видов категорий работников и выполняемых обязанностей много. Одни достаточно популярны и высоко оплачиваемы, другие ‒ нет. Престиж профессии зависит от отрасли и структуры, в которой трудится специалист. Это может быть референт небольшой фирмы и пресс-секретарь Президента. По обязанностям выделяют:

• ассистенты — помощники управленцев, специалистов. Это «правая рука» руководителя, лицо, способное ответить на любые вопросы, заменить босса в некоторых ситуациях;
• делопроизводители — следят за системой документооборота, ведут архивы, регистрируют, оформляют входящие письма на предприятии;
• дежурный на ресепшен — встречает гостей, клиентов, посетителей, отвечает на телефонные звонки;
• референт — обязан готовить материалы для СМИ, выступления, презентации, сложные проекты;
• технический — навыки быстрого и грамотного набора текстов, многие работники могут выполнять задания, не глядя на клавиатуру.

Фото: pexels

• переводчики — обязаны владеть в совершенстве иностранным языком, уметь участвовать в переговорах;
• судебные секретари — ведут дела, фиксируют ход заседания, составляют протоколы, печатают акты, рассылают и принимают корреспонденцию;
• офис-менеджеры — оформляют деловую переписку, приказы, распоряжения, договорные документы и т.д.

В тему! Как устроиться помощником депутата.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

представитель профессии в короткие сроки на практике получает массу новых знаний и навыков;

работник находится у всех на виду, заводит связи, имеет возможность проявить себя;

не обязательно иметь специальность. Можно параллельно получать высшее или профессиональное образование в интересующей области. К моменту выдачи диплома у секретарей уже есть опыт, благодаря чему они способны без проблем сменить должность на профильную;

работа на позиции редко подразумевает тяжелый физический труд, но при этом она требует активности;

выполнять обязанности обычно приходится в комфортном помещении. При правильном планировании рабочего дня у сотрудника нередко остается свободное время, когда можно отдохнуть;

у представителей секретариата достойные зарплаты;

такие сотрудники обычно заводят массу полезных знакомств и выгодных связей, что позволяет им развиваться в профессиональном плане;

профессионалы и новички всегда востребованы. Профильные ресурсы обычно переполнены вакансиями на любой вкус.

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом. На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Как стать секретарем: образование и требования к кандидату

Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.

На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.

Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября

Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:

• стрессоустойчивость;
• умение сглаживать конфликты;
• коммуникабельность;
• вежливость;
• доброжелательность в любых ситуациях;
• презентабельный внешний вид;
• умение подать себя;
• грамотная устная и письменная речь;
• желательно знание иностранных языков;
• исполнительность.

Сколько зарабатывает секретарь?

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.

Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда