Как правильно писать письма на английском: 5 шаблонов с примерами

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

To Whom It May Concern,

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Hi Tom, / Hello Kate,

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter. / Спасибо за Ваше письмо.

We would like to thank you for your letter of. / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо.

I regret to inform you. / Мне жаль сообщить вам.

I’m writing to let you know that. / Я пишу, чтобы сообщить о.

We would like to point out that

/ Мы хотели бы обратить ваше внимание на

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне.

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Вложение

Вот несколько примеров:

We enclose. / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Взаимопомощь в изучении языка

conversationexchange.comВ мире полно людей, для которых вы являетесь авторитетным экспертом. Ведь вы — носитель русского языка, который сейчас изучается многими иностранцами. Этот сайт предлагает вам возможность найти себе товарищей по переписке, а при желании и для бесед в Skype, Windows Live Messenger, Google Talk и т. д. Цель общения — помочь друг другу с изучением иностранного языка. Плюсы такого сервиса очевидны: вы сможете познакомиться с людьми из разных стран, освоить разговорные выражения, а также поделиться своими знаниями родного языка и почувствовать себя более уверенно при общении с «native speakers». 

Общие советы по написанию писем на английском

Не забудь про тему!

Тема письма — первое, что видит твой адресат. Хорошая тема содержит однозначный посыл, обозначает содержание письма или то, по какой причине оно было написано

И все это нужно донести через минимум слов, чтобы сразу привлечь внимание собеседника. Если тема прописана смутно или отсутствует вовсе, получатель может удалить письмо, даже не открывая!

Стиль и тон

Предложения в письме на английском языке всегда понятные и короткие. Разбей текст на абзацы так, чтобы в каждом обсуждался только один вопрос. Письмо будет проще читать, ведь оно станет менее перегруженным. Часто при цифровой коммуникации есть риск не понять собеседника, но четкость подачи поможет этого избежать. Тон делового письма должен быть вежливым, тактичным и учтивым. В конце концов, человек тратит на твое сообщение собственное время.

Подпись

В формальной и деловой переписке очень полезна личная подпись с важной для получателя информацией. А еще она заметно поднимет твой профессионализм в глазах читателя! В подписи можно указать имя и фамилию, должность и ссылки — например, на личный вебсайт, сайт компании и твой профиль в LinkedIn

Семь раз проверь, один раз отправь!

Дважды, нет, трижды вычитай электронное письмо на предмет опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок

Их несложно пропустить, даже когда пишешь на родном языке! Если связываешься с университетом или потенциальным работодателем, важно убедиться в абсолютной безупречности письма. Ты же не хочешь создать образ непрофессионального или просто небрежного человека? Здесь очень пригодятся специальные программы для проверки орфографии или помощь носителя английского языка

А еще обязательно посмотри, правильно ли написаны адреса всех получателей!

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-просьбы:

I am writing to request your permission for… – Я пишу, чтобы получить ваше согласие на…

I would be most grateful if you could… – Я был бы крайне благодарен вам, если бы вы…

I am writing to ask if you would be so kind as to… – Я пишу, чтобы спросить, не будете ли вы столь добры…

I am writing to request your assistance concerning the matter of… – Я пишу, чтобы попросить у вас помощи касательно вопроса о…

I would appreciate it if you could… – Я буду признателен, если вы…

I wonder if you could possibly help me… – Я интересуюсь, не могли бы вы помочь мне…

I wonder if I request your valuable advice on… – Я интересуюсь, могу ли я просить вашего совета относительно…

Заключительные фразы:

I must apologize for troubling you with this matter – Я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much – Я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time – Надеюсь, вы простите меня, что отнял ваше драгоценное время

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation – Заранее благодарю вас за любезное сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible – С нетерпением жду от вас скорого ответа

Письмо-просьба на английском: особенности структуры и тонкости составления letter of request

Данный вид писем актуален в ситуациях, когда человеку необходимо обратиться за рекомендацией или разрешением сделать что-либо или использовать что-либо. Например, человеку нужно получить:

• Согласие на использование материалов, которые юридически принадлежат третьей стороне;
• Помощь в проведении определенного мероприятия;
• Разрешение на проведение деловой встречи и других мероприятий;
• Рекомендацию эксперта в определенной области;
• Совет касательно определенных организационных решений;
• Конкретную информацию (данные о стоимости конкретной продукции, дополнительную документацию).

Составление письма начинают с указания адреса компании, представителем которой является автор, а далее указывается адрес и название компании, в которую направляется обращение.

Нужно помнить, что каждый пункт послания оформляется отдельным абзацем

Изначально важно обозначить цель обращения, быть вежливым, сохранять деловой стиль общения, но при этом — излагать мысли по существу

Целесообразно указать крайний срок выполнения просьбы (если просьба носит срочный характер). Также стоит указать уточняющие сведения о себе и ситуации, которая заставила вас обратиться с просьбой. Обязательно пропишите контактные данные. Это может быть номер телефона или адрес электронной почты — каналы, по которым с вами смогут оперативно связаться.

В завершение важно выразить адресату благодарность за проявленное внимание и оказанную помощь в решении вашего вопроса

Из каких частей состоит письмо?

«Золотое правило» каждой переписки гласит о необходимости выдерживать определенную структуру письма! Важно, чтобы текст легко воспринимался, был удобен для чтения, а само послание — было коротким, лаконичным и по сути. Структурные элементы письма:

Структурные элементы письма:

1. Адрес автора и дата составления обращения — указываются в правом углу в верхней части.
2. Обращение к адресату — пишется отдельной строкой.
3. Вступление — обычно умещается в один абзац, где также можно упомянуть, например, о предыдущей переписке.
4. Основная часть – занимает два-три абзаца, в которых излагается суть вопроса.
5. Заключение — фраза, которую прописывают отдельной строкой.
6. Подпись автора.

Что такое неформальное английское письмо?

Личные письма (informal letters) обычно пишут людям, которых хорошо знают (друзьям, родственникам и т.д.). Соответственно, в них можно поделиться актуальными новостями, обсудить личные вопросы, пошутить, использовать неформальную лексику (сленг, жаргон, уменьшительно-ласкательные обращения и т.п.), что недопустимо при написании официального письма.

Личное письмо также используется для того, чтобы спросить какую-то информацию, поздравить с праздником, попросить совета/дать совет. Дружеское письмо может быть написано не только старому другу, но и новому, неизвестному другу. Тон письма должен показывать вашу дружескую любовь и заботу.

Пример 3. Письмо другу на английском языке с переводом о питомце

Dear Vlad,

In your last letter you asked me to tell you about my pets. OK, I can talk for hours on this topic. I have a dog; his name is La boule. That’s a French word which means a ball. He is a pug and he is very funny. I also have a hamster. His name is Albert. Not a usual name for a hamster, you say, but he is very curious and smart enough. I would also like to have a cat, but perhaps not now.

I’m fine, no changes since the last time. I’m passing my exams next week. After that, I’m looking forward to going abroad. I like traveling a lot. I’ve visited just a few European countries but I fell in love with the Old world. My dream is to go to Paris. This is the city of love, croissants and haut-couture. I think every person should see it and not necessarily die after it!

You told me that you had been to many countries. Tell me about your greatest trip! Have you been to Paris, did you like it? What are you going to do this summer? Where would you like to go?

I’m so happy that your sister married! Wish her and her husband a very good luck! Hope the wedding was as gorgeous as the bride was!

Could you send me some photos?

Sorry, I have to go, my parents are leaving on holidays, I need to see them off.

Waiting for your letter,

Yours truly,
Alex

Перевод письма на русский язык:

Дорогой Влад,

В своем прошлом письме ты просил меня рассказать о своих домашних животных. Что ж, на эту тему я могу говорить часами. У меня есть собака, его зовут Ля Буль. Это французское слово, которое переводится как шар. Это мопс, и он очень забавный. У меня также есть хомяк. Его зовут Альберт. Необычное имя для хомяка, ты скажешь, но он очень любознательный и достаточно умный. Мне бы также хотелось кошку, но, возможно, не сейчас.

Я в порядке, с прошлого раза никаких изменений. На следующей неделе я сдаю экзамены. После этого я очень жду поездку заграницу. Я очень люблю путешествовать. Я был всего в нескольких европейских странах, но я влюбился в Старый свет. Моя мечта – поехать в Париж. Это город любви, круасанов и высокой моды. Я думаю, каждый должен увидеть его, и совершенно необязательно умирать после этого!

Я так рад, что твоя сестра вышла замуж! Удачи ей и ее мужу! Надеюсь, свадьба была такой же великолепной, как и сама невеста! Пришли мне пару фото?

Извини, мне надо идти. Родители уезжают в отпуск, надо их проводить.

Жду твое письмо,

Искренне твой,
Алекс

С чего начать английское письмо

Написание письма начинается с указания личных данных, адреса и даты написания. Эти сведения располагаются в верхнем правом углу листа. При этом оформление адреса в английском языке прямо противоположно стандартам русской речи: перечисление идет от меньшего к большему, т.е. от квартиры к названию страны. Образец написания приведен в таблице ниже.

Адрес в английском письме
Пояснения	Образец
1 строка – персональные данные	Kravchenko Boris
2 строка – квартира, № дома, улица	Flat 5 67 Leningradskaya st.
3 строка – название города, почтовый индекс	Severodvinsk 837293
4 строка – страна	Russia

Отметим, что адрес получателя на конверте пишется ровно по такому же принципу.

Следом за шапкой адреса, с отступом в одну строку, указывается дата написания письма. Здесь допускается несколько вариантов оформления:

• 17 September 2018;
• September 17th, 2018;
• 2018 September 17;
• 17thSeptember, 2018;
• 17 2018;
• 17 2018.

Все приведенные вариации абсолютно равнозначны, однако, полное написание месяца считается более формальным стилем.

Также английский язык позволяет использовать и полностью числовые комбинации (17/09/2018). Но здесь следует учесть один нюанс: в Соединенных Штатах Америки принято записывать сперва порядковый номер месяца, и только потом числовое обозначение дня. Так, запись 10/09/2018 американец прочтет как 09 октября 2018 года. Если же ваш собеседник из Великобритании, то восприятие такой даты будет традиционно европейским: 10 сентября 2018 года.

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Hello, {first name}… .

Good morning/Good afternoon, {first name}… .

Dear {first name}… .

Hi {first name} … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

Dear, {job title} … . Уважаемый, {название должности},..

To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться … .

I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .

I read/heard about your company in _____ and would like to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .

As , I am writing to present to you because ____ .  Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что … .

In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.

Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/email.

Пример письма-заявления на английском – letter of application с переводом

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. I have been working for about two years as a computer operator in City Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience.

I would be glad to attend the interview at any time that is convenient to you. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,Greg Morton

Перевод:

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на ваше предложение о работе на должность компьютерного оператора, которое я нашел в выпуске «Дэйли Ньюз».

Я уверен, эта должность отвечает моим ожиданиям о прекрасной работе для молодого специалиста. Более двух лет я проработал в компании «Сити Сервис» компьютерным оператором, где я получил шанс приобрести практические навыки работы с компьютерами в офисе, а также первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт.

Я буду рад пройти собеседование в любое удобное для вас время. С нетерпением ожидаю ответа от вас.

10 видов бизнес-писем

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель сводится к тому, чтобы побудить его к действию. 

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

Приветственное письмо. Welcome Letter.

Часто отправляются в виде рассылки автоматически после регистрации на сайте или сервисе. В любом случае это тоже разновидность делового письма.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Резюме (CV) само по себе уже является формальным бизнес-документом. Сопроводительное письмо его дополняет, и у него тоже есть правила написания.

Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Зачем уметь писать по-английски

При изучении иностранного языка многие ленятся развивать навык письма, делая больший упор на разговорную речь. Такой подход имеет право на существование, когда вы учите английский, например, для путешествий или простого общения в интернете. Если же вы преследуете такие цели, как поступление в ВУЗ или поиск работы в зарубежной компании, то обязательно нужно учиться грамотно выражать свои мысли не только в разговоре, но и на письме. Судите сами, ведь:

1. Письмо является одним из заданий экзамена на знание языка.
2. Для поиска вакансий нужно составлять резюме.
3. В университете часто пишут эссе, сочинения и доклады.
4. На работе иногда требуется написать заявление, объяснительную, рекомендацию и т.п.

Тем более пригодится умение грамотно писать, если вы переезжаете в англоязычную страну на ПМЖ.

Таким образом, порой навык составления разных писем не менее важен, чем способность поддержать разговор. Поэтому советуем развивать эти навыки параллельно и знакомиться с составлением писем на английском языке еще на начальном уровне знаний.

Как начать письмо на английском – приветственные клише

Само содержание письма начинается непосредственно с обращения к собеседнику. И здесь возникает дилемма: как тактично и вежливо назвать адресата? Все зависит от конкретной ситуации и степени знакомства с собеседником. Рассмотрим типичные случаи и характерные для них слова связки в английском языке.

Вежливые обращения
№	Персональные обращения	Многочисленная аудитория
1.	Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии. Dear Mr*. Brown, … Уважаемый мистер Браун, … Dear Ms. Peterson**, … Уважаемая госпожа Петерсон, … Такой формат приемлем для делового письма на английском.	Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе: Dear partners, … Уважаемые партнеры, … Dear heads of departments, … Уважаемые начальники отделов, … Dear colleagues, … Уважаемые коллеги, …
2.	Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные: Dear Sir, … Уважаемый сэр, … Dear Madam, … Уважаемая мадам, … Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям: Dear Imperial Tobacco Group plc, … Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco, …	При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом: Dear Sirs and Madams, … Уважаемые дамы и господа, … Ladies and Gentlemen, … Леди и джентльмены,…
3.	Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией: Dear Sir or Madam, … Уважаемый господин или госпожа… Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение: Dear K.L. Gridd, … Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, …	Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы: To whom it may concern***: Всем, кого это касается: Канцелярский вариант перевода: По месту требования: На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза.
4.	Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем: Dear Lucy, … Дорогая Люси, … Hello John, … Здравствуй, Джон, …. Hi Pamela, … Привет, Памела, …	Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим: Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, … Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон… Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми: Dear Nick and Jessica, … Дорогие Ник и Джессика, … Hello Bob and Mary, … Привет Боб и Мэри, …

*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister, Mistress + фамилия и т.п. **Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя

Однако, чаще используется нейтральное Ms

**Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя. Однако, чаще используется нейтральное Ms.

***Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие

Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.

To whom it may concern: This is a letter of recommendation for Daniel Smith.

По месту требования: Это рекомендательное письмо для Даниэля Смита.

Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.

Структура английского письма

В английском языке разработаны определенные правила написания писем: и деловое, и личное послание пишется четко по установленной схеме. Так, чтобы написать письмо на английском, нужно раскрыть следующие пункты:

• Персональные данные (фамилия и имя);
• Адрес отправителя*;
• Дата;
• Приветственное слово;
• Основная тема;
• Заключительная часть;
• Прощальное слово;
• Подпись.

*При этом в деловых письмах часто указываются оба адреса – сначала данные пишущего, затем информация о получателе.

Структура письма в английском языке стандартна и неизменна. Такая строгая последовательность повествования – фактически готовый шаблон письма на английском, который можно применить к составлению любого послания. Но нельзя забывать и о том, что каждый пункт также оформляется по определенным правилам. Поэтому рассмотрим, как правильно написать письмо на английском пошагово.

Общие принципы составления английских писем для бизнеса

Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.

Графическое оформление

Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.

Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.

Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.

Стилистические тонкости

Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.

Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.

Структура послания

Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.

1. Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.

Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.

Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки

1. Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
2. Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.

Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

1. По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.

Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.

Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.